会议，故名思义“会而议”，而会议筹划则为“会而备”，下面就我们会议筹划的经历与心得浅作讨论，自创编辑给大家，共享会议筹划的资源。
　　会议准备：会议准备前期应该先摆列出会议活动参准备时需求做的工作。像明确会议主旨、会议时间、会议场地及参会代表，包括会场的落实确定、预算等很多工作。而这些工作，光靠一个人是很难完成的，因而必须建立临时会议策划小组。 
    准备组大体由以下成员构成：准备组组长、后勤处、会场处。组长担任全流程的和谐、安排工作。后勤处担任联络种种集会所需的备品，包括联络会场、拍照、投影及集会礼物、水果、鲜花等预备工作。会场处担任的工作是整个会议的软件部分，包括草拟种种文档、欢迎、和谐等工作，是至关紧张的。集会必备文件有以下几个：《会议通知》、《嘉宾证（出席证）》、《会议服务指南》、《会议议程》、《会议注意事项》等。《会议通知》、《嘉宾证（出席证）》在集会召开一周前寄给参会职员,凭据出席，余存的一致用会议文件袋装好，备于会议前发给每个参会职员一份。 
    需求比较大的是《会议服务指南》中须注明会议主旨、会议时间、会场、参会代表名单及会场内状况的简单介绍，最好附上一份会场地图，便于参会代表理解会场状况；《会议议程》中包罗整个会议的名称、主题、时间安排、讲课先后顺序及讲课的主题、主办单位与协办单位等；《会议注意事项》主要是强调会议议题及主旨，避免跑题、避免会场次序杂乱。 
    开会前的两小时内准备组必须部署好会议现场，普通中小型的会议现场部署要留意以下几个方面： 
　　一、嘉宾姓名标签的摆放 
      如今较为盛行的是圆桌会议，由于这样来宾不分主次、先后；但是假如恰好会场没有圆桌集会室怎样办？那就只好选择长型的，长型集会桌则肯定要按来宾的身份、主次把次序安排好，在这方面多用些心，这个是至关紧张的,普通会议主办人应坐在右前方，来宾的主角坐在迎面，顺次类推，固然也可灵敏掌握，但肯定要有利于来宾的发言，提高会议的氛围。 
　　二、投影、扩音设备的提早部署调试 
      投影幕布只管不要挡住集会室内集会主题幕布或条幅，扩音设备应于集会前1小时调试好。 
　　三、鲜花、水果的部署 
      鲜花肯定要艳丽，水果肯定要新颖、美丽，这都是为了使沉闷的集会室增加一丝亮点。 
      当这统统预备工作全部到位后，大概会有提早到的嘉宾，这时肯定要做好欢迎工作，不可以让嘉宾感触冷场，给每个与会职员发一份会议材料，包括会议文件袋、笔记本和笔。然后，当嘉宾连续到齐后，引导各位嘉宾入位，并要会场工作人员倒上茶水。 
      会议办理：会议办理看似简单，但本质上假如要把它做好也是得废一番苦心的。会议要讲究质量。开会时电话铃声此起彼伏、吸烟耳语、迟到早退、发言不入主题、会上不说，会后发怨言等景象，都是会议质量不高、会风欠好的典范例子。会议办理要做好须留意以下几个事变： 
　  一、召开会议须事前明确三个角色：会议主持、会议调度和会议记录。 

      会议主持起到一个主线的作用，其职责是宣布集会开始、提出会议议题、把握会议时间、实行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。 
      会议调度，起到把握整个会议主题，以防跑题的作用。普通由与会者中职位最高者担当，担任控制会场次序、紧扣议题谈论、指定发言人、总结集会优劣。 
      会议记录，细致记载会议的要点和细节，预备会议纪要，以便于会后做出客观的会议评价总结。起到一个支持的作用，担任精确记载会议的要点并发放会议纪要，最后确认实行人及完成时间。 
　　二、订定会议规律并严厉恪守。这个在给每个人发的会议材料中的《会议注意事项》里面就要写明，诸如，进入会场前把电话调至振动或关机，这一点在与会者进入会场前也要提示一下。 
　　三、主持人、调度使用种种办法使会议紧扣主题，提高集会的氛围，使参会的每一个人都勇于说、参于说，从而到达预期的目的。大众都闭口缄默对会议本身来说不是好事，只要让每个参会者都围绕话题说出真正想说的，真正有价值的才到达了会议的最高地步。 

　会议追踪：会议构造者除了通知、组织会议外，肯定要保证会议上决议的会议方向、工作义务得到全面贯彻。与会者在会上在充沛讨论一个事情后，必须立刻决议此事的负责人、需要协调的人员以及完成时间。最后会议跟踪、监视工作更是不容无视。只要监视将会议议项完成了，会议才真正结束了。