俗话说，名不正则言不顺。所以正式会议必须有一个恰当而确切的名称。会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等等。

一、会议活动客体

会议活动客体主要由会议主题、会议文收与会议结果3个部分组成。

（一） 会议主题

会义主题由会议名称、会议议题构成。

1、 会议名称

    会议名称必须用确切、规范的文字表达。会议名称既可用于会前的“会议通知”，使会议代表心中有数，作好议事准备，又可用于会后的宣传，以便扩大会议的效果，更可用于会议过程中，使会议代表产生凝聚力和威严感。

    大中型会议的会议名称常被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为某一会议的标志，简称“会标”。会标必须使用全称，不能随意省略文字，以免语句不通，使人产生误会，造成不良影响。

2、会议议题

       会议议题是会议所要讲座的题目、所要研究的课题、或者会议所要解决的问题。会议议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题，展开讲座进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。因此，每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，更不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一个会议上讲座以免使会议议事主体的注意力分散，不利于解决问题。

       会议议题的产生通常有两种情况：一种是由领导者根据工作需要指定的；另一种是秘书进行调查研究、综合信息后提出，再经领导审定的。有些重大的代表会议或代表大会，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。因此，这种会议议题还必须具有合法性。

       许多会议往往是先定会议名称再定会议议题，但有时也会倒过来，即先定会议议题再确定会议名称。不管两者确定的先后如何，会议名称必须与会议议题相匹配。

（二）会议文书

        会议文书是指会议中使用的各类会议文件。大中型的会议中所使用的会议文件较多。这些会议文书工作能否做好，直接影响到会议的成败及会议作用的发挥

1、 会议议程

       会议议程是一种重要的会议文书，它是会议议事的程序，或者说是会议所要讲座的诸多事项的顺序安排。会议议程一般都是事先印制好，在会议代表报到时即发放，以便出席会议人员事先做好酝酿，正式开会时能提出自己的见解，提高会议议事成效。

      会议议程多用于大中型会议中。因为大中型会议的议题多，有了会议议程既方便出席会议人员，又方便会议主挂人按议程来主持会议。

2、会议规则

       会议规则是一种重要而特殊的会议文书。会议规则又称会议的组织规则，是会议组织管理活动的指导原则、行为规范。它规定了会议的召开（谁，何时）、组成、议事程序等方面的准则。会议规则是为保证特定会议的正常进行和有效性，在会议过程中必须遵守的规定。会议规则是为具体的会议而制定的。它所反映的是对会议活动的更深入、更具体的认识。要想成功地组织一个会议，每一个会议组织者和会议领导者，都要从以下10个方面，经过一定的合法程序，对本会议作出明确而具体的规定：（1）会议的性质与职能；（2）会议的组成人员；（3）会议主持人的产生办法；（4）与会者的权利与义务；（5）会议主持人的权利与义务；（6）会议的形式与内容；（7）会议的法定人数；（8）会议议事和做出决定的程序；（9）会议决定生效的办法；（10）会议遇到特殊情况的应变措施等。会议规则的制定要广泛地发扬民主，集思广益，使会议规则成为高质量的会议组织管理准则，为提高会议服务成效。

       有人把会议召开方式也列入会议活动基本要素或核心要素中，其实会议规则中往往已经明确规定了召开会议的方式。有时，会议名称与会议议题中也大致确定或规范了会议的召开方式。因此，会议召开方式没有必要单独列为会议构成要素的一个大类。

3、会议其他文书

       会议其他文书的种类繁多。如在会议开始前，要发会议通知等；在会议期间，一般要有开幕词、会议工作报告、会议提案、会议记录、会议纪要、会议简报、会议总结讲话、闭幕词等。如果是党和国家的领导机关或社团组织召开的重大会议，会议结束后，按例应发会议会报。

    一般来说，小型会议的会议文书很少，大型会议的会议文书较多。但总的来说，应尽量精简会议文书， 便提高会议成效，节省会议成本。

（三）会议结果

       会议结果即会议结束时实现会议预期目的、目标的程序（也可称为会议效果）。会议结果是会议议题选择与会议议程安排、会议组织方式、会议组织管理人员的努力与会议时空环境等因素综合作用的产物，它是衡量会议活动成效高低的主要标准。由于会议活动受到诸多因素的影响，因此会议结果可能与会议预期的目的、目标一致（会议效果好），也可能部分一致（会议有一定的成效），有的甚至同最初的会议目的、目标完全背道而驰（会议无成效甚至出现负面影响）。会议结果通常用会议文书（文件）作为载体记录下来，它可以归档保存，也可以公布、传达等。

二、会议时空环境

会议时空环境由会议地点、会议时间与会场设施等3部分构成。

（一）会议地点

       会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡所在地，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择最佳会议会址，也得考虑多种因素。

       国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大方面的因素，一般选择在首都北京或其他中心城市，如上海、广州、武汉、西安等地召开。

       专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议常常就安排在单位的会议室。选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。

        随着科学技术的发展，现代会议的手段也日新月异，会议的地点也就可以分成若干个分会场。会议也不一定要设在单位里或宾馆里，家庭和交通工具上，只要有电话机、电视机和计算机、视频等通讯终端，就都可以成为分会场。这就使会议活动的举行，更为灵活自由，更加方便快捷，从而大大提高会议的效率。

（一）会议时间

      会议时间有3种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数即会期；三是指每一次会议的时间限度。

1、会议召开的时间。某个会议什么时间召开最合适？要考虑多种因素：比如一年一度的职工代表会议，宜于在年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讲座部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等领域的会议本身就有很强的季节性或季度性。其次是最好是安排在每位与会者都能来参加会议的时间。再次是要考虑气候、环境等自然因素和社会因素的影响。

2、整个会议需要的时间。可长可短，尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟；多则几天、十几天甚至长达2-3个月。会议组织者应尽可能准确地预计会议需要的时间，并在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排好工作。

3、会议时间限度。每一次会议时间连续最好不超过1小时。如果会议需要更长时间，应该安排中间休息。笔者曾参加过许多边疆时间超过1个小时、2个小时甚至3个小时都不安排中间休息的会议。这种会议可能是考虑到会议内容多，要赶时间，但实践证明这种疲劳式开会的会议效果并不好，因为它违反了人们的生理规律与有效会议周期律。

（三）会场设施

       会场设施是室内会议活动所必需的各类设备与空间环境的总称。会场设施主要有会场面积与空间大小、音响设备、灯光设备、视听设备、同声翻译设备、空调设备、多媒体设备、桌椅等。会场设施选择与布置主要根据会议类型、会议规模与规格、会期长短、会议经费预算等方面因素来综合考虑。

综上所述，会议活动要素是由会议活动主体、会议活动客体、会议时空环境构成的“三类九种”要素体系，三类要素之间的相互联系、相互影响使他们共同组成了一个息息相关的有机整体。