长沙大型会议接待酒店安排流程
时间 : 2019-06-20 09:31 浏览量 : 46
根据多年会议接待的经验,如果是小型商务会议,签到相对简单,仅仅是名录登记。但如果是大型会议、千人会议或者展览,那么住宿安排及签到就是一项复杂的工作。
通常情况下,会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议或者千人会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的流程及准备是必须的:
1、回执统计表
2、签到表格
3、引导及协助人员
4、住宿宾馆准确的房间数量及房间号
5、房间分配表
6、总台及时拿出房卡
7、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提供)
8、入住酒店相对明显的路径指示
9、会议会展须知
10、会议会展详细日程
11、会务交通使用方式及付费标准
12、会议考察线路及参与方式
13、酒店功能开闭说明及付费标准
14、返程预定及确认
如果可能,建议尽量使用计算机签到,如会议电子签到机。一般情况下,签到时会议服务人员应该不少于6人,工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全,对于签到及入住安排有很大帮助。
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