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长沙大型会议接待流程与设计的安排
时间 : 2019-07-09 10:11 浏览量 : 10

会议和活动的日常安排需要细致考虑与会者到达时间、最初的活动安排、与会者的预期、与会议主题的关系以及各类会议等。成功召开一次会议,需要主办者的精心设计与策划。在可能的情况下,会议的主题应该与主办者的目的和使命相联系。会议的主题应该准确定位,恰当用词,以引起人们的注意,同时要表现会议的核心议题。

 

主题要在会议标志中通过图形表现出来。比如,表现“回望过去”主题的标志可以是过去风格的设计。在现代会议中,“主题”与“主题的标识”可以纳入到宣传的范畴中去,这也是策划会议时所必须要考虑到的。

 

 

从策划会议的角度来说,接下来的步骤是为会议和活动进行日程安排。它需要细致考虑与会者到达时间、最初的活动安排、与会者的预期、与会议主题的关系以及各类会议等。会议策划的核心内容之一是会议议程的设计,一般包括以下几个方面。

 

一、主席的开场白

 

开场白是会议开始时首先要进行的部分。开场白的内容主要包括:必要的与会者介绍、此次会议所要解决的问题、问题的有关背景、此次会议的目标等各方面的内容。根据会议的种类和性质,开场白之后可以安排专项报告或系列报告,也可以是情况介绍或颁奖等。

 

二、介绍基本情况

 

开场自之后,根据会议议程,可以设计几位与会者介绍他们对会议主题问题所掌握的情况,为会议讨论作铺垫。这项议程的安排需要注意的是:情况介绍者应事先指定并且是对会议议题有一定研究的人;情况介绍者的发言应简明扼要。

 

三、自由发言,讨论问题

 

在介绍完基本情况之后,会议便可以进入自由发言、讨论问题阶段。自由发言也应当有所安排,使发言者有心理准备,这样不至于造成冷场的尴尬局面。在充分讨论会议议题,形成相对集中的观点之后,会议有可能出现热烈的场面,这可以说是会议的高潮,也给会议的下一个环节作了良好的铺垫。

 

四、整合意见,得出结论

 

对会议议题的讨论形成了几种不同的意见,最后需要对意见进行整合,找到共同点。这时会议主席应站在主导的位置,促成与会者意见的互相融合,最终达到意见的统一,提交上级或传达下级。

 

五、会议结束

 

会议达成决议后还不是会议的完全结束,会议的主席或召集者一般还需要对会后工作作简要的安排与部署,或明确地向与会者布置任务。

 

在设计会议议程时,还有一些值得注意的事项,比如,在会议议程设计好之后,还应对其各个部分仔细检查一下,看看是否有与主题无关的内容,会议议程安排的逻辑顺序如何。为了确保会议的顺利进行,可以将会议议程提前通知与会者,以方便与会者及早进行相关的安排。


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