会议服务在会议过程中可以起到至关重要的作用,一个好的会议公司可以为您的整体公司年会策划的非常出色。一般来说会议公司的工作集中在会前、会中和会后3块内容:
一、会前:
1、会议公司会与会议主办方洽谈会议需求, 了解基本会议信息
2、在详细了解会议主办方需求以后,将提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通、用餐、会议物料等信息,并制定完备的会议方案给会议主办方
3、在确定方案的过程中,会议公司会派专人协助主办方实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4、在确定方案以后,双方会签订合同,会议公司将根据情况收取定金。
二、会中
1、会议接待:会议公司会让特定的专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2、会前准备:为主办方准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。
3、会议场所:会场组专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4、会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。
5、会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
6、会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7、会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8、会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
三、 会后
1、结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐
2、资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册,并根据需要邮寄给客户会议公司有哪些服务标准
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