长沙大型会议策划的举办，可以在会议前期进行规划，前期的筹备方案，会议现场的布置，人员的分工，会议物料的设计制作，嘉宾的接待等都是规程中的一部分。

一、大型会议策划前期筹备

    1、重要大型会议可指定会议秘书长，成立会议秘书处，开展会议组织工作。拟定各会务小组人员名单、分工计划和会议期间领导接见、座谈、参观、表彰等重大活动的组织方案，按程序报会议秘书长审批。

    2、制定会议方案，主要内容包括：会议名称、时间、地点、议题、出席人员、列席人员、邀请单位、日程安排、参观活动、表彰、材料准备、宣传报道、经费及其他有关事项等，并按程序报有关领导审批。

3、制发《会议通知》，具体内容包括：会议名称、时间、地点、内容、参加人员、报名和报到要求、典型经验或发言材料的要求、有关部门及单位代表名额分配等。

    4、与会人员报名一般用传真形式，内容包括姓名、性别、民族、单位、职务。

    5、列出会议印发材料清单，提出会议材料印制规格，按程序报批后，由专人负责送印。

    6、起草并跟踪做好会议主要讲话稿、主持词及其他材料的准备工作。

    7、制作会议代表、列席人员和有关人员的各种证件和座签。

8、重要会议要提出每次全体会议席次图、主席台席次图;如有全体合影，需提出第一排席次图和全体人员席次图;如有正式宴请，需准备餐桌座签，拟定分桌人员名单;根据需要，确定是否安排清真席。

    9、编印《会议指南》南主要内容：会议日程安排、住房安排、会议分组名单、会议秘书处的组成、会议注意事项、作息时间表等。

    10、《会议指南》印出后，要及时分送与会领导同志各二至三份，各会务小组负责同志各一份。

二、会务工作

    (一)会前工作

    1、会务组和后勤组提前一至两天进驻会议场地。

    2、重要大型会议由会议秘书长会前召集会务工作协调会，各会务小组负责人和有关人员参加，通报各自情况，协商解决有关问题，提出工作安排意见。

    3、如果召开预备会，一般由会议副秘书长主持、秘书长讲话，参加会议的办公室主任或有关业务科（处）长（必要时全体会议代表）、各会务组工作人员参加。

    4、安排、布置会场。摆放桌签、饮用水、鲜花和绿色植物，悬挂会标、测试音响设备，查看领导同志休息室准备情况。

    (二)报到工作

    l、会议报到。做好签到记录；向每位代表发送《会议指南》会场席次图及有关会议文件和会议材料；发放代表证、工作证等证件;发放餐证；安排会议代表领取房间钥匙和进住房间;随时统计报到人数以备领导查询；答复会议代表咨询。

    2、报到结束后，汇总有关情况报告会议秘书长，要特别注意代表变更情况和因故不能及时报到代表的情况。

    3、如果会议安排接送站，后勤组根据情况安排专人和车辆到机场和火车站接送代表。

    (三)会议期间工作

    1、与出席会议的领导随行人员保持联系，及时迎送领导同志。

    2、每次全体会议之前，都要认真检查会场情况，包括会标、主席台和代表座签等，妥善安排领导同志随员、工作人员及记者席位。

    3、安排好会议期间的代表就餐。

    (四)会后工作

    l、会议结束后，及时召开会务工作总结会，由会议秘书长主持，各会务小组正副组长和有关人员参加，交流情况，表扬先进，提出善后要求。

2、材料宣传组在会议结束后一个月内负责收齐与会议有关的各种文件材料和各种录音、摄影、录像等全套资料，交档案室登记归档。

三、会议秘书处职责

    会议秘书处一般由会务组、材料宣传组、后勤组组成。如果会议安排表彰活动或现场参观活动，可成立表彰组或现场组，具体负责表彰或现场活动有关事宜。

    (一)会务组职责

    1、制作会标和会议代表、列席人员及有关人员的各种证件和座签，购置文件袋、笔记本、笔等物品。

    2、布置会场、领导休息室;落实合影有关事宜。

    3、编印《会议指南》。

    4、根据需要，制定领导接见、座谈等活动的组织方案，并组织实施。

    5、做好会议报名和报到工作。

    6、安排领导同志及其随员的住房。检查、落实领导同志住房电话情况，将《会议指南》及各种会议材料摆放在领导同志住房办公桌上;及时将领导同志及其随员的代表证、工作证及会议具体安排等分送领导同志的随员。

    7、会议期间，指定专人负责将有关会议安排、会议要求等，适时通过电子屏幕或其他方式向与会代表通报。

    8、会议期间，事先逐一与出席会议的领导同志联系，落实领导同志出席会议的情况，告知领导同志每次会议的内容和分工。

    9、对出席会议的主要领导同志，重要活动前后安排专人迎送。

    10、会同会场管理单位，认真、严格地做好会前会中会场的各项布置及领导同志休息室的检查落实，发现问题及时解决。

    (二)材料宣传组职责

    1、起草会议方案，制发会议通知，列出会议印发材料清单。

    2、文件、领导讲话稿的修改和主持词的起草等工作。

    3、审核大会发言材料。

    4、起草新闻通稿。

    5、提出会议材料印制规格，负责送印、分装、分发。

    6、邀请对会议进行采访的媒体记者，并做好有关配合工作。

    7、会同会务组、后勤组为记者采访提供必要的条件，包括会议材料、新闻通稿、食宿安排、车辆保障等。

    8、按照会议宣传计划督促落实会议期间和会议之后的宣传工作。

    9、负责对各种公开发表的文字、声像的审核把关和收集整理，重要稿件报会议秘书长批准。

    (三)后勤组职责

    1、提前联系并落实与会人员的住房和会议期间的就餐安排。

    2、会前对会议所有活动场所的内部设施、外部环境等进行一次细致的安全检查，发现问题及时解决，确保万无一失。

    3、会议期间，设立能够进行急救和处理一般性、常见性疾病的医疗室，并24小时值班。

    4、会议期间，根据需要安排专人负责飞机票、车票订票工作，直到外地与会人员全部离开驻地。

    5、根据需要做好会议代表的接送站工作，直到外地与会人员全部离开会议驻地。

       6、按照有关规定，做好会议活动场所的安全保卫工作，重要领导同志出席会议或有重大活动时，根据需要制定保卫工作具体方案。